ARTICULO 1º.- OBJETO Y ALCANCE: Todas las actuaciones que se tramiten en las dependencias centralizadas y descentralizadas de este Municipio, Concejo Deliberante, Juzgado de Faltas, Contraloría y Defensoría del Pueblo y del Ambiente deberán ajustarse a las normas de procedimiento de la presente Ordenanza- (Sustituido por Ordenanza 10937/16) ARTICULO 2º: IDENTIFICACIÓN: Mesa de Entradas y Salidas con exclusividad dará número de expediente a toda nueva actuación iniciada o ingresada en una dependencia centralizada o descentralizada en el Ámbito de la Municipalidad de San Martín de los Andes. Se identificará un número de Expediente sobre un sello de color rojo diferenciándose al sello de notas ingresadas que es de color verde. Cuando se inicie una actuación vinculada a otra que ya cuenta con un número de expediente, se identificará a aquella con dicho número. Queda prohibido asentar en el expediente otro numero o sistema de identificación que no sea el asignado por el órgano iniciador. Con el objeto de evitar futuros inconvenientes, se recuerda que las tramitaciones se originan a partir de la primer presentación. Tomando como número de característica de Mesa de Entradas y Salidas los siguientes: Municipalidad 5.000 Celeste Concejo Deliberante 5.001 Rosa viejo Juzgado de Faltas 5.002 Naranja Organismo Control Municipal 5.003 Verde Contraloría 5.004 Amarillo Defensoría del Pueblo y del Ambiente 5.005 Lila ( Incorporado por Ordenanza 13315/21) Dichos números serán elevados a todas las reparticiones provinciales para que queden asentados en sus respectivos Sistemas. Cuando se recibe correspondencia para tramitar (contenido adjunto o no) y aunque el expediente se inicie con un informe del sector, el iniciador para la registración de las Mesas de Entradas y Salidas es siempre el remitente, y la compaginación del expediente llevará como foja uno la de este. Esta prohibido caratular nuevas actuaciones con fotocopias de otro expediente, y tramitarla bajo el mismo número de identificación del primer trámite. Ésta práctica determina “Duplicación de Expedientes”. En caso de que sea necesario generar nuevos trámites con diferentes destinos a partir de la misma documentación se solicitará la identificación por Mesa de Entradas mediante Alcance del expediente madre, o bien con número nuevo según corresponda el caso (Según art. 1º Ordenanza 4276/01) ARTICULO 3º: ANEXOS: Cuando los expedientes vayan acompañados de antecedentes que por su volumen no puedan ser incorporados se confeccionarán anexos, los que serán numerados y foliados en forma independiente. ARTICULO 4º: INCORPORACIÓN: Un expediente será incorporado a otro cuando verse sobre el mismo objeto y/o sujeto y requiera una tramitación conjunta. Por tanto, el/ los incorporado/ os continuarán con la foliatura correlativa del principal, refoliándose las piezas que sea necesario y perdiendo su anterior independencia de trámite. ARTICULO 5º: ACUMULACIÓN: Cuando durante la tramitación de un expediente principal se requiere a titulo informativo otro/ s expediente/ s, estos se acumularán sin incorporarlos a aquel, manteniendo su identificación y foliatura independiente. La acumulación se efectuará mediante cuerda separada. ARTICULO 6º: Tanto la acumulación como la incorporación deberán ser ordenadas por funcionarios responsables, utilizando para ello el formulario que se presenta como ANEXO I de la presente Ordenanza. ARTICULO 7º: DESGLOSES: Todo desglose deberá ser ordenado por funcionario responsable utilizando para ello el formulario que se presenta como ANEXO II de la presente Ordenanza. Si se desglosara una sola foja el formulario se ubicará en el lugar de esta. Si fueran varias las fojas a desglosar pero consecutivas, el formulario se colocará en lugar de la primera de ellas. Por el contrario si las fojas a desglosar fueran varias pero no consecutivas deberá realizarse un formulario por cada una de las fojas. Para ninguno de los casos el formulario de constancia de desgloses deberá foliarse dado que si no se alteraría la foliatura del expediente. Se confeccionará un solo formulario original por cada orden de desglose. En caso de que las hojas desglosadas den origen a un nuevo expediente, el formulario de desglose se cumplimentara en original y duplicado: el original se utilizará en la forma antes mencionada (constancia en el expediente del cual fueron desglosadas la/ s foja/ s): el nuevo expediente se iniciará con una nota con la mención de las actuaciones de las que procede y al cantidad de fojas con que se inicie, adjuntándose el duplicado del formulario de desglose. ARTICULO 8º: REFOLIADOS: Esta prohibido efectuar la refoliatura de expedientes salvo en los casos que se hayan realizado incorporaciones al expediente, y que agreguen el correspondiente formulario que se presenta como ANEXO I que hace de constancia de tal refoliatura. Para los casos que se deba efectuar una refoliatura por error u omisión del número será necesario volver a sellar y numerar procediendo o confeccionar una constancia autorizada por el funcionario responsable del trámite. ARTICULO 9º: ARCHIVOS: Con el fin de resolver el estado de situaciones de la cartera de expedientes en las distintas dependencias deberá definirse la circunstancia en la que allí se encuentran a tal efecto, deberá optarse según los casos por el “ARCHIVO PROVISORIO” ó “ARCHIVO DEFINITIVO” de los mismos. De resultar necesario dar trámite el expediente en archivo transitorio, la propia Unidad Administrativa dará curso con el “extractín” a su nuevo destino. Para el caso de realizar el desarchivo de un expediente que se encontrare en archivo definitivo se hará uso del formulario que se presenta como ANEXO III de la presente Ordenanza. ARTICULO 10º: FOLIATURA: Todas las actuaciones deberán foliarse a tinta por orden correlativo de incorporación, incluso cuando se integren más de un cuerpo de expedientes. Las copias de notas, informes o disposiciones que se agreguen junto con su original, se foliarán también por orden correlativo. Para este fin se utilizará sello foliador, ubicándolo en el ángulo superior derecho de la hoja. Esta prohibido realizar correcciones con corrector o remarcar los folios y sellos originales existentes, en tal caso deberá procederse de acuerdo a lo expresado en el “articulo 8º” con relación a error u omisión. ARTICULO 11º: PASES: Todo movimiento o pase del expediente entre distintas dependencias del Municipio deberá realizase mediante el uso del formulario que se presenta con ANEXO IV denominado “extractin”. El mismo debe ser completado en original y copia por cada Dirección, Departamento o Secretaria. Al finalizar la jornada deberá entregarse el original del extractin en Mesa de Entradas y Salidas, quedando la copia archivada en el sector como constancia para el emisor. Se recomienda especialmente llenar el extractin con letra manuscrita, imprenta y números legibles, sin tachaduras ni enmiendas a fin de que no se cometan errores en la carga de datos al Sistema, del mismo modo deberá contar con todos los datos requeridos (código emisor, fecha, número de libro, número de expediente completo, si corresponde número de alcance, código de destino, motivo del pase (01= tramitación, 02= archivo transitorio, 03= archivo definitivo) y cantidad de folios). En todos los pases registrados deberá figurar la firma del receptor, como así también el extractin original debe ser firmado por la persona responsable para tal fin de cada unidad informante y exigir a Mesa de Entradas y Salidas la firma de recibido en la copia. No se podrán incorporar pases de diferentes fechas en un mismo extractin. En el caso de que no se cumpla con algunos de los aspectos detallados, Mesa de Entradas no recibirá el extractin, quedando los expedientes allí informados demorados en la unidad emisora. Luego de recepcionado, Mesa General de Entradas y Salidas deberá ingresar al sistema de seguimiento de expedientes los movimientos informados en el extractin; posteriormente archivará los extractines por dependencia y cronológicamente. ARTICULO 12º: PLAZOS: Todos los plazos se cuentan por días hábiles administrativos. Toda vez que la autoridad no tenga un plazo expresamente establecido, los trámites se cumplirán dentro de los siguientes plazos: a) Registro de resoluciones de expedientes y sus pases a oficinas que provean el trámite: dos (2) días. b) Providencia de mero trámite administrativo: tres (3) días c) Notificaciones: cinco (5) días d) Informes administrativos no técnicos: cinco (5) días e) Dictámenes o Informes técnicos: diez (10) días f) Decisiones definitivas: veinte (20) días Los plazos indicados, se cuentan a partir del día siguiente al de la recepción del expediente o de la actuación por el órgano respectivo. ARTICULO 13º: FUNCIONES: Serán funciones del personal de Mesa de Entradas y Salidas: · Recibir, abrir, clasificar, registrar, encarpetar, foliar, iniciar el trámite y distribuir las presentaciones o correspondencia dirigidas al Municipio. · Mantenimiento del Sistema de Expedientes · Seguimiento, Control e información de Pases vencidos o inconclusos. · Vigilar el cumplimiento de las disposiciones de la presente Ordenanza, devolviendo la documentación que no se ajuste al mismo haciendo conocer a quien corresponda las transgresiones o errores que se adviertan, a fin de que sean subsanadas sin dilaciones. Será competencia y responsabilidad de cada Dirección verificar lo siguiente: · Número de expediente: tanto en carátula como en la nota de fojas 1 (Sello de Mesa de Entradas y Salidas) · Que este debidamente foliado · Que este cargado en el extractin para que el sistema sea fehaciente · Que no se omitan las firmas, fechas y colocación de sellos aclaratorios · Que no contenga errores ortográficos · Que las actuaciones sean elaboradas con prolijidad · Que se unifiquen los temas · Que cada tramitación se efectúe con la mayor celeridad Un expediente podrá ser iniciado por el Intendente, Secretario, Director, Jefe de departamento, Concejales, Jueza de Faltas, Contralor Municipal; por motus propio, por referencia a la contestación de una nota o por cualquier otro motivo que así lo requiera. En estos casos deberán realizar el armado y foliación del mismo, solicitando el número a Mesa De Entradas. ARTICULO 14: PRÉSTAMO: Los expedientes podrán ser facilitados en préstamo a los profesionales apoderados, patrocinantes o defensores de los interesados y a los peritos intervinientes, en los casos en que su trámite o complejidad lo exigiera, previa autorización y por el plazo que se indique. El prestatario firmará recibo en el se individualizará su nombre y domicilio, el expediente, la cantidad de fojas, la fecha y el plazo del préstamo. Vencido el plazo sin que el expediente haya sido devuelto el prestatario será intimado para su devolución, bajo apercibimiento de multa y secuestro. Vencido el plazo de la intimación se aplicará la sanción de multa de $ 100,00.- (pesos cien ) por cada día de atraso en el reintegro y se pasarán los antecedentes a la Justicia del Crimen para que proceda al secuestro e instruya las actuaciones correspondientes. Cuando el solicitante del expediente sea abogado matriculado, la autoridad tendrá el deber de efectuar el préstamo, con excepción de las piezas que puedan considerarse esenciales y sean irreproducibles, de las que le entregará copia. La administración podrá obviar el préstamo del expediente original entregando una copia certificada por funcionario competente. El interesado tendrá derecho a solicitar a su costa, copia de las piezas que indique. ARTICULO 15: RECONSTRUCCIÓN: Comprobada la pérdida o extravío de un expediente se ordenará su reconstrucción, incorporándose las copias de los escritos y documentación que aporte el interesado, de los informes y dictámenes producidos, haciéndose constar los trámites registrados. Si se hubiera dictado resolución se agregará copia certificada de la misma, prosiguiendo las actuaciones. REGIMEN DISCIPLINARIO ARTICULO 16: Es obligación de los funcionarios y empleados municipales cumplir y hacer cumplir lo dispuesto en la presente Ordenanza. ARTICULO 17: El personal municipal que incumpla las obligaciones impuestas a su cargo por esta Ordenanza, será reprimido con las medidas disciplinarias de apercibimiento; suspensiones leves; traslado disciplinario; suspensiones graves y cesantía establecidas en el artículo 122 del Anexo I de la Ordenanza 6327/05 “Estatuto del Personal Municipal de San Martín de los Andes. (Modificado por Orza. 6954/06)